La pandemia e il conflitto in Ucraina con la conseguente crisi energetica e alimentare e la carenza di materie prime hanno prodotto un aumento dei prezzi che mette sotto stress le catene di approvvigionamento e, in particolar modo, gli uffici acquisti delle aziende. A loro, oggi, si richiede una gestione sempre più ottimizzata delle spese e del rischio operativo, alti livelli di qualità e servizio, digitalizzazione e sostenibilità.

L’innovazione digitale sta modificando il rapporto tra aziende e fornitori favorendo il passaggio alle metodologie digitali dell’e-procurement. Se da una parte il settore pubblico e le grandi imprese hanno già in larga parte adottato soluzioni digitali per gestire il processo di qualifica dei fornitori, altrettanto non si può dire delle PMI, comprendendo anche le imprese con fatturati fino a 80 – 100 milioni di euro, dove l’innovazione è rappresentata dall’utilizzo di sistemi gestionali (ERP) per gestire alcuni aspetti del processo di approvvigionamento, limitandosi spesso all’utilizzo dello sola posta elettronica per scambiarsi i documenti.

I vantaggi che derivano da un processo digitale di qualifica dei fornitori ricadono in maniera sostanziale sull’intera catena del valore e sulla competitività dell’azienda: adottare soluzioni snelle incide pesantemente sui carichi di lavoro sia del cliente, che deve controllare dati e documenti di decine, se non centinaia di fornitori, sia dell’azienda fornitrice che deve inserire e aggiornare i dati nell’albo di ognuno dei suoi clienti.

Il processo di qualifica

Il processo di qualifica coinvolge diverse figure che possono variare in base al settore di riferimento e al contesto e mira a valutare e confermare le competenze, le conoscenze e le capacità di fornitore in relazione a standard o requisiti definiti dall’azienda.

L’obiettivo è raccogliere le informazioni necessarie per valutare se un fornitore ha le caratteristiche necessarie per il tipo di fornitura richiesta, sia in termini di qualifiche che di prestazioni, oltre a individuare i potenziali rischi derivanti dall’erogazione di materiali, componenti o servizi.

Il processo, a livello pratico, prevede la raccolta di tutte quelle informazioni utili a conoscere e valutare il proprio parco fornitori in modo approfondito:

• la posizione nel mercato
• l’eccellenza operativa
• livello di servizio erogato
• la solidità finanziaria
• la compagine societaria
• Valutazione interna

La gestione digitale dei fornitori: grandi aziende e PMI

Le grandi imprese possono disporre di strumenti di e-procurement estremamente avanzati e completi in grado di gestire ogni aspetto dell’approvvigionamento quali la gestione della negoziazione, l’analisi delle offerte e il processo di aggiudicazione. Queste piattaforme richiedono un’adeguata struttura interna, processi chiari e definiti e un impegno che può essere considerevole sia dal lato economico che da quello di implementazione ed entrata in esercizio.

Il responsabile acquisti di una PMI ha invece bisogno di strumenti snelli che soddisfino le sue necessità:

• essere semplici e intuitivi
• essere snelli nelle procedure
• limitare la richiesta di dati da inserire manualmente e di reperire automaticamente informazioni anche da altre fonti

L’albo fornitori Digitale: i vantaggi

Le informazioni raccolte durante il ciclo di vita di un fornitore presso l’impresa sono molto numerose e di diversa natura; avere un albo digitale dei fornitori permette la creazione di un fascicolo elettronico strutturato e di facile e immediata consultazione.

I principali vantaggi dall’adozione di un sistema digitale di qualifica fornitori sono:

• Pre-qualificare ed espandere la base fornitori: Attraverso un questionario on line è possibile pre-qualificare i fornitori e renderle immediatamente disponibili al responsabile degli acquisti.
• Semplificare i processi: quando si automatizzano compiti meccanici come l’inserimento di nuovi fornitori in albo, si libera il personale addetto a questo tipo di attività per dedicare tempo a compiti che non possono essere automatizzati, come la costruzione di relazioni, lo sviluppo dei fornitori e la ricerca di nuove opportunità di fornitura. Un albo digitale serve anche come un unico punto di accesso per i fornitori attuali per aggiornare le loro informazioni e avere un database costantemente aggiornato.
• Migliorare la comunicazione con i fornitori: è possibile eliminare il carico di lavoro amministrativo con notifiche automatiche, ad esempio per le scadenze di certificazioni, assicurazioni, codici di condotta, ecc.

La spinta verso la digitalizzazione

Prima della digitalizzazione il processo di qualifica dei fornitori richiedeva un grandissimo dispendio di tempo per poi, a volte, non arrivare ad un nulla di fatto. La tecnologia, da questo punto di vista, ha apportato enormi benefici sia in termini di velocità che di accuratezza delle informazioni fornite, riducendo drasticamente i tempi e gli errori.

Il processo di qualifica si adatterà sempre più alla forte dinamicità del mercato, subendo forti accelerazioni in chiave di innovazione, con un’attenzione sempre maggiore all’automazione e all’Intelligenza Artificiale.